Etkinlik Koordinatörü Ne İş Yapar?
Kongre, panel, davet, düğün, toplantı, seyahat gibi etkinliklerin planlamasından, bitiş aşamasına kadar gerçekleştirilen tüm faaliyetleri sorunsuz bir şekilde yürüten kişilere etkinlik koordinatörü denir.
Proje geliştirme, mekan düzenleme, tasarlama, araştırma, planlama, tanıtım, uygulama ve değerlendirme aşamalarında, yardımcı hizmetlerin temin edilmesinde de rol oynar. Menüyü planlamak, müzisyenler için rezervasyon yaptırmak, barmenleri işe almak gibi görevleri koordine eder. Tüm organizasyon süreçlerinin müşterinin talep ettiği standartlarda gerçekleşmesini sağlar.
Nasıl Etkinlik Koordinatörü Olunur?
Etkinlik koordinatörü olmak için resmi bir eğitim mecburiyeti bulunmamaktadır. Genellikle üniversitelerin Halkla İlişkiler, Pazarlama ve ilgili bölümlerinden mezun olan kişiler mesleği icra edebilmektedir.
Etkinlik Koordinatörünün Sahip Olması Gereken Nitelikler Nelerdir?
Etkinlik koordinatörünün sahip olması gereken nitelikleri şu şekilde sıralayabiliriz;
- Mükemmel sözlü ve yazılı iletişim becerisine sahip olmak
- Müzakere yeteneği göstermek
- Temel işe alım uygulamaları bilgisine sahip olmak
- Çoklu görevleri etkili şekilde organize edebilmek
- Stresli durumlar karşısında sakin kalıp etkili karar verebilmek
- Hafta sonu gibi farklı mesai dilimleri içerisinde çalışabilmek
- Seyahat engeli bulunmamak
- MS Office programlarına hakim olmak
- Pazarlama metrikleri hakkında bilgi sahibi olmak
- İnisiyatif alabilmek
- Ekip motivasyonunu sağlayabilmek
- Çoklu görevleri önceliklendirebilmek
- Problem çözme yeteneğine sahip olmak
Etkinlik Koordinatörünün Görevleri Nelerdir?
Öncelikli olarak planlama, yönetim ve koordinasyon becerilerine sahip olması gereken etkinlik koordinatörünün görevlerini şu şekilde sıralayabiliriz;
- İhtiyaç ve talepleri öğrenmek üzere müşteri ile iletişime geçmek
- Organizasyon planı onaylandıktan sonra, etkinlik organizatörlerine planı açıklamak ve gerekli personeli seçmek
- Organizasyon düzenlemek için temel düzeyde proje geliştirmek
- Bütçe ve zaman kısıtlamalarına dikkat ederek etkinliği planlamak
- Projenin zaman çizelgesini ve önceliklerini belirlemek
- İş planı yapmak, mekan tasarımı yapmak, yardımcı hizmetleri temin etmek
- Etkinlik yapılacak mekanı ve konuşmacıları ayarlamak
- Tedarikçi ilişkilerini yönetmek
- Organizasyon bütçesini belirlemek
- Kalite ve maliyet kriterlerini gözeterek, catering firması, dekoratör, müzisyen vb. unsurları seçmek
- Etkinliğin tanıtım ve pazarlamasına yönelik faaliyetler planlamak
- Sağlık ve güvenlik yükümlülüklerinin yerine getirildiğinden emin olmak
- Müşteri için en uygun şartları elde etmek üzere hizmet sağlayıcılarla pazarlık yapmak
- Davetiye hazırlama gibi misafirlere yönelik tüm operasyonları yönetmek
- Organizasyonun verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlamak amacıyla operasyonel ve idari görevleri yönetmek
- Her şeyin standartlara uygun olmasını sağlamak için etkinliğin yapılacağı gün son kontrolleri yapmak
- Otopark, ilk yardım alanı ve medya için özel mekanlar ayarlamak
- Muhtemel sorunları çözmek için hızlı hareket etmek
- Potansiyel müşterilerle iletişim kurmak ve mevcut müşterilerle ilişkileri sürdürmek
- Etkinliğin başarısını değerlendirmek ve ilgili kişilere raporlama yapmak
